Intercompany: gestión y contabilidad entre empresas

Hablar de intercompany es hacerlo de una gestión, en materia de contabilidad, adecuada entre filiales de una misma empresa. La importancia de no perder de vista este término radica en la necesidad de evitar problemas derivados de malas prácticas contables. También de garantizar una buena gestión y planificación de los costes reales, incluidos los fiscales o los derivados de sanciones administrativas por prácticas fraudulentas.

En definitiva, garantizar la efectividad de los procesos intercompany es crucial en el entorno empresarial actual. Y lo es por varias razones estratégicas, operativas y regulatorias, especialmente en las organizaciones multinacionales o con estructuras corporativas complejas.

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¿Qué es «Intercompany»? Definición y conceptos clave

Intercompany es el término empleado para designar a todas aquellas transferencias de stock que se realizan entre plantas con identidad legal propia (y por tanto contabilidad separada) pertenecientes a una misma organización de ventas. Por ejemplo, una corporación con diversas filiales en mercados internacionales.

Los esfuerzos empresariales hoy en día al respecto pasan por simplificar ese flujo de actividad, es decir, de gestión de transacciones entre empresas vinculadas. ¿Cómo? A través de softwares específicos capaces de automatizar y simplificar dicha tarea.

La gestión de transacciones entre empresas vinculadas o intercompany favorece así la  contabilidad entre diversas entidades legales dentro de una empresa. De hecho, puede abarcar desde la venta de productos y servicios hasta la asignación de costes o las actividades de financiación, extendiendo su campo de actuación del departamento de contabilidad a otras áreas o departamentos.

Automatización de procesos intercompany

Una de las soluciones para garantizar una gestión contable correcta pasa por asumir la automatización de procesos intercompany. Te explicamos cómo y por qué hacerlo:

Herramientas y software para automatizar

Entre las herramientas y software relevantes que permiten automatizar estos procesos intercompany destacan los siguientes:

1. Los ERP con módulos intercompany integrados: plataformas para gestionar transacciones entre filiales que permiten la consolidación contable, y la gestión entre transferencias internas. Algunos ejemplos son SAP S/4HANA, específico para intercompany processes, permite la automatización de facturación, asientos contables y conciliación, así como el cumplimiento fiscal multinacional; Oracle ERP Cloud o Microsoft Dynamics 365 Finance.
2. Software de automatización y conciliación contable: permiten la generación de reportes y seguimiento de documentos entre entidades. Uno de ellos es BlackLine Intercompany Hub, que permite la trazabilidad de cada transacción; Trintech Cadency, integrable en SAP, Oracle y otros ERP, o MuleSoft (Salesforce).
3. Herramientas complementarias para reporting y análisis: permiten analizar eficiencias e incidencias en los procesos intercompany, como Power BI / Tableau, que facilita la visualización de KPI financieros y operativos intercompany.

Lo importante a la hora de escoger entre todas estas herramientas o sistemas es evaluar algunos de los criterios comunes. Cinco de ellos son: la capacidad de integración con el ERP actual de la empresa, si cuenta con soporte multientidad y multimoneda, si facilita el cumplimiento normativo, el poder de escalabilidad y flexibilidad de configuración y la capacidad de automatización de conciliaciones y trazabilidad documental.

Beneficios de la automatización

Los sistemas antes señalados facilitan una gestión efectiva de datos masivos y necesarios para abordar necesidades inherentes a la actividad en materia fiscal, comercial, legal, contable… El flujo de transacciones gana en transparencia, trazabilidad y capacidad para identificar operaciones concretas. La automatización de procesos intercompany, es decir, de transacciones entre empresas de un mismo grupo corporativo, es así esencial para garantizar la eficiencia, el cumplimiento normativo y la reducción de errores.

Reducción de riesgos y errores

Los errores se minimizan gracias a la ausencia de duplicidades en la información contable entre filiales. Por ejemplo, se evitan declaraciones financieras erróneas, el incumplimiento de leyes fiscales diferentes cuando las transacciones tienen lugar entre filiales ubicadas en diversos países o una gestión deficiente de la financiación entre empresas, de la liquidez…, que pueden dar lugar a un desequilibrio en el balance empresarial.

No hay que olvidar que una gestión manual incrementa el riesgo de errores humanos, discrepancias contables y datos inconsistentes entre filiales.

Beneficios de una gestión eficiente de intercompany

Los beneficios de una gestión correcta de intercompany son indudables, pues afectan a la propia funcionalidad de la empresa.

Transparencia contable

Fortalece la gobernanza empresarial y la posición de la empresa frente a controles internos y externos que, de resultar negativos, podrían afectar incluso a la reputación de la empresa y al valor de la misma.

Mejora en la toma de decisiones estratégicas

Una buena gestión intercompany no solo garantiza coherencia global en la empresa sin frenar su crecimiento, sino que la orienta hacia procesos inteligentes a través de la analítica avanzada. De hecho, permite integrar tecnologías como RPA, inteligencia artificial y machine learning para mejorar la toma de decisiones en base a resultados fiables.

Ventajas competitivas

Un buen intercompany logra incrementar los niveles de productividad debido a procesos más sencillos, transparentes, rápidos e inequívocos. Además del valor de la marca como empresa responsable y transparente, es decir, que da visibilidad a las actividades empresariales y a las transacciones sujetas a la misma, en un ejercicio de rendimiento de cuentas y de honestidad frente a accionistas,. Proveedores, clientela, etc.